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Office Coordinator

Lieusaint, FranceFacility Management

Job description

Your role : 

You will oversee and execute administrative and operational functions of offices for smooth and efficient operations (tesaCluster office, tesaFlex, and tesaHome). 

You also will organise company events and support tesa´s culture.


Your responsabilities : 

  • Organise office procedures for smooth operations and support employee performance.
  • Plan and organise company events (conferences, team-, social events) following regional policy
  • Supervise external teams of staff including cleaning, maintenance, and security
  • Book transport and accommodations during team event
  • Manage databases
  • Point of contact for external vendors regarding to facility
  • Order and manage stationery & IT equipment
  • Deal with correspondence, complaints, and queries
  • Prepare documents, presentations, reports within facility management
  • Manage and coordinate car fleet
  • Manage posts (distribute briefs, boxes), organising boxes are packed and sent
  • Implement and maintain procedures /office administrative systems
  • Support on- and offboarding of employees (handover tools, documents, …)
  • Ensure that Health & Safety policies are up to date and all activities related to facility are compliant

If this opportunity interest you, please apply in english !

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Votre rôle :
Vous superviserez et exécuterez les fonctions administratives et opérationnelles des bureaux afin d'assurer un fonctionnement harmonieux et efficace (tesaCluster office, tesaFlex et tesaHome).

Vous serez également en charge de l'organisation des événements de l'entreprise et vous soutiendrez la culture de tesa.

Vos missions :

  • Organiser les services généraux et permettre aux employés de bénéficier des meilleures conditions de travail.
  • Planifier et organiser les événements de l'entreprise (conférences, événements d'équipe, événements sociaux) conformément à la politique régionale.
  • Superviser les fournisseurs externes (le nettoyage, l'entretien, la sécurité, ...).
  • Gérer les réservations de transport et d'hébergement des collaborateurs lors des divers événements.
  • Gérer et mettre à jour les bases de données.
  • Être le point de contact pour les fournisseurs externes en ce qui concerne les installations (alarme, climatisation, sécurité, bâtiment, ...)
  • Commander et gérer la papeterie et le matériel informatique
  • Traiter les réclamations et les demandes de renseignements des collaborateurs en ce qui concerne le bâtiment
  • Préparer des documents, des présentations et des rapports dans le cadre de la gestion des projets
  • Gérer et coordonner le parc automobile (flotte externe)
  • Gérer le courrier (lettres et colis).
  • Mettre en œuvre et maintenir les procédures/systèmes relatifs aux Services Généraux
  • Accompagner le on-boarding et le off-boarding des employés (outils, documents, communication, ...)
  • S'assurer que les procédures et formation liées à la HSE sont à jour et conformes.

Si cette opportunité vous intéresse, merci de postuler en anglais

Job requirements

Your profile :

  • university degree (i.e Bac+2 diploma minimum) is required
  • 2 years experience in Facility Management is required
  • Relevant professional experience in business administration, communications, executive support, secretarial services
  • Fluent in written and spoken French and English
  • Experience in a multinational company with matrix organization would be appreciated
  • Organizational skills, time management and problem solving skills
  • Knowledge of contract management, travel management, fleet management, ticketing systems desirable
  • Detail oriented and good analytical skills, project management skills would be appreciated
  • Strong customer focus with a drive to solve problems and optimize processes
  • Basic knowledge of accounting
  • Reliability and discretion
  • Ability to adapt and work in a team
  • Excellent communication skills and ability to build relationships
  • Initiative and autonomous
  • Social and service minded, creating a good atmosphere in the office
  • Excellent MS Office/MS Teams skills and ability to learn new systems and procedures
  • SAP knowledge desirable (POs)

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Votre profil :

  • diplôme universitaire type Bac+2
  • Expérience professionnelle de 2 ans dans les Services Généraux serait appréciée
  • Expérience professionnelle pertinente dans l'administration commerciale, l'hôtellerie, la communication, l'administratif.
  • Maîtrise du français et de l'anglais à l'écrit et à l'oral est impératif
  • Une expérience dans une entreprise multinationale serait appréciée.
  • Sens de l'organisation, gestion du temps et aptitude à résoudre les problèmes.
  • Une connaissance de la gestion des contrats, de la gestion des voyages, de la gestion du parc automobile est souhaitable.
  • Souci du détail et bonnes capacités d'analyse, des compétences en matière de gestion de projets seraient appréciées.
  • Sens du service et volonté de résoudre les problèmes afin d'optimiser les processus
  • Capacité à s'adapter et à travailler en équipe
  • Excellentes aptitudes relationnelles
  • Esprit d'initiative et forte autonomie
  • Bonnes compétences en MS Office/MS Teams et capacité à apprendre de nouveaux systèmes et de nouvelles procédures
  • Connaissance de SAP souhaitée (PO)
Lieusaint, Île-de-France, France
Facility Management

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What you can expect :

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How we do it? At tesa, we dare to create! Therefore, we team up, we challenge our-selves and we set the pace. But we don’t just do that somehow. We act responsibly and always focus on our customers. Because only then we are able to achieve our goals and continuously improve our results.

We are an Equal Opportunity Employer and regard diversity as important for our long-term success. We expressly reject all forms of direct and indirect discrimination. All qualified applicants will be equally considered for employment regardless of their national origin, background, personal preferences and believes.

If you want to find out more about tesa please visit us on our corporate web-page www.tesa.com and social media

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